vineri, 26 octombrie 2007

S1/C4/Editorul tabelar Excel




Curs 4
Excel

1. Informatii generale
Editorul Excel este o alta componenta a pachetului Microsoft Office.
Excel-ul este un editor tabelar. Zona de lucru a editorului este celula aflata la intersectia coloanei (A, B..) cu linia (1,2,…)
Fiind construit in ideea unui editor are majoritatea func]iilor editorului Microsoft Word.
Editorul este dotat cu o serie de bare:
- bara de meniu cu enuntarea functiilor principale:
- File – cu optiuni de deschidere /salvare document, listare
- Edit – cu optiuni de stergere, copiere, mutare continut celula
- View – cu optiuni de afisare/ stergere a barelor de instrumente (toolbars)
- Insert – cu optiuni de inserare in pagina (sheet) a unei linii sau a unei coloane noi, si definirea unor functiuni de calcul specifice domeniului financiar
- Tools – cu optiuni de descriere scenariu de afisare a documentelor, optiuni de calcul si editare document
- Data – cu optiuni de sortare a documentului dupa criterii definite de utilizator, filtre si subtotaluri
- bara de instrumente, care contine o serie de simboluri senzitive care permit lansarea in executie a unei functii a editorului
- bara de formule care permite instroducerea unei formule de calcul, sau a unei functii din matematica actuariala

Obs. Pozitia cursorului se modifica dupa modul de parcurgere a unei celule in cadrul editorului:
- cruce alba groasa in momentul trecerii de la o celula la alta
- cruce mica neagra in momentul pozitionarii in coltul din dreapta jos al unei celule , (metoda care permite copierea continutului celulei in urmatoarele celule daca mentineti cursorul apasat stanga, in momentul deplasarii mouse-ului)
- bara in momentul in care introducem o formula de calcul in zona de prelucrare (formula bar = )
Obs. Deplasarea de la o celula la alta se face fie cu mouse-ul fie cu tasta sageata de pe tastatura calculatorului.
In partea inferioara a tabelului exista o zona numita “bara de stare” care evidentiaza situatia din tabelul construit. Automat daca se selecteaza o suma de celule, in bara de stare apare suma valorica “Sum = …”
Deplasarea la o celula identificata se poate face si prin functiune Goto (F5) nr.celula (meniu principal functia Edit)
Cand in cadrul unei celule este introdusa o informa]ie, programul Excel controleaz\ daca acea informatie nu este o formula de calcul, caz in care programul calculeaza valoarea finala, folosind formula scrisa.
Formulele folosesc ca parametri celulele identificate.
Textul nu este restrictionat la nivelul unei celule. Totusi exista posibilitatea de a scrie intr-o celula pe mai multe randuri succesive (daca facem click dreapta in cadrul celulei si alegem optiunea Format cells, aliniament, Warp Text)
Optiunea Formal cells, permite si stabilirea numarului de zecimale pentru valorile numerice incarcate
Grupurile de valori numerice pot fi reprezentate in forme grafice (optiunea Insert Chart)
Introducerea unei noi formule de calcul se face din bara de calcul prin tastare
= formula de calcul (parametri)
Pentru introducerea unor serii de numere care urmeaza o lege de crestere cunoscuta, puteti folosi optiunea de tragere a mouse-ului (cruce mica neagra in coltul din dreapta celulei).
Programul Excel va umple celelalte celule. (nu uitati trebuie sa exista macar doua celule completate pentru ca programul sa sesizele legea de formare a seriei).
Programul Excel are meniul Tools / optiunea customize/toolbar care permite adaugarea unor meniuri volante pe foaia de desenare numita aici “Sheet”.
Folosirea economica a celulelor unei foi de lucru (sheet) permite obtinerea unui document mai mic si cu economie de memorie.
Folosind mouse-ul (transformat in sageata neagra dupa selectarea unei celule) puteti largi dimensiunea unei celule pentru introducerea datelor.
Obs. Editorul Excel pune la dispozitia utilizatorului urmatoarele tipuri de butoane:
buton radio grupate in zone din care numai una poate fi apelata
buton de comanda care permite lansarea unor comenzi (de obicei numele comenzii este scris in zona ) casete de dialog – care permit precizarea unor parametri inainte de lansare in executie a comenzii (poate fi insotita de scrierea unor texte , denumire de fisiser etc.)
Fiecare celula (cell) are identificata prin referinte (linie si coloana). Datele pe care le introduceti intr-o celula pot fi: date numerice, text, date calendaristice, formule.
Slectarea unui grup de celule numerice permite construirea automata a unui grafic atasat. Insert\Picture\Chat
Copierea continutului unei celule pe linie sau coloana se face automat daca va pozitionati cu mouse-ul in coltul din dreapta jos a celulei (apare o cruce ) si apoi trageti continutul celulei peste urmatoarea celula.
Daca primele doua celule sunt incarcate cu valori in serie (de exemplu celula 1 are valoarea 1 , celula 2 are valoarea 2) atunci selectarea ambelor celule cu mouse-ul , pozitionarea mouse-uli in coltul din dreapta jos (apare crucea neagra ) si tragerea mouse-ului peste celulele urmatoare determina aparitia sirului.
Optiunea “frezee” permite inghetarea liniei si vizualizarea linie indiferent de deplasarea celorlalte celule.
In general actiunea unei formula se obtine cu semnul = in bara de meniuri urmata de descrierea formulei care foloseste celula. Daca aceasta formula este copiata in alta celula are loc si modificarea continutului celulei. Daca dorim sa pastram o referinta atunci trebuie sa incadram referinta relativa in referinta absoluta prin plasarea semnului ‘$’ inaintea literei celulei si ‘$’ inainte de cifra care da numarul rindului.
Obs. Daca vedeti ##### intr-o celula este semn ca informatia nu `ncape `n celula. Largiti coloana respectiva (pozitionare pe marginea din dreapta a celulei si trageti celula)
2. Functiunile editorului

Editorul Excel poate lucra simultan pe mai multe foi de lucru numite sheet-uri. Puteti adauga o noua foaie de lucru cu optiunea WorkSheet din meniul Insert
In momentul incarcarii unor date intr-o celula, apar in bara de formule trei casu]e prima cu semnul ‘x’ – care insemna anulare continut caseta (cancel), a doua un semn ‘v’ care are functia de ‘enter’ (introducere) – folosita pentru a trece la celula urmatoare, si a treia cu semnul ‘=’ care permite introducerea unor formule.

Programul excel considera ca intr-o celula se pot introduce urmatoarele tipuri de date:
- text – pentru care pot urma specificatii privind alinierea, directai de scriere etc
- valoare – pentru care pot urma specificatii privind numarul de zecimale, forma de afisare etc.
- data calendaristica – pentru care se poate alege forma de afisare
- formula (identificata prin semnul ‘=’ in bara de formule), pentru care asteapt\ detalierea formulei contruite sau atasate (caz in care asteapta introducerea unor parametri)

2.1 Aranjarea zonei de celule
Daca consideram o zona de celule incarcate deja, aranjarea valorilor din tabele se poate face urmand urmtaoarele metode:
- click dreapta mouse, selectind optiunea format cels
- selectare zona cu mouse-ul si apoi apel^nd optiunea Auto Format din meniul Format
- o aranjare manual\ folosind deplasarea mouseului pentru fiecare celula
- o selectare a zonei de celule in care dorima sa aliniem textul si folosirea optiunii Center across (un simbol reprezentind un text cu litera ‘a’ incadrat de sageti)

Daca suntem in situatia de a introduce o serie de numere intr-o celula, folosind optiunea de AutoFill (mouse in forma de cruce neagra in coltul din dreapta celulei) putem intruduce automat toti termenii seriei plecand de la primii doi termeni selectati)
Datele pot fi introduse `n celule si automat folosind option de series. Introduceti inceputul celulei, cum ar fi 10, 20, 30 , apoi selectati toata zona de umplere (mai multe celule consecutive), apoi apasati butonul de umplere (Edit\fill\series)

2.3 Formule
Obs. In cazul contruirii unei formule simple (fara spatii intre semnul egal, numele functiei, sau argumente) putem folosi identificarea celulelor sau a grupelor de celule folosind (in zona de formule) (nr.celula:nr.celula).
Ex: =sum(c2:c12) , sumarea continutului celulelor c2,c3,c4..c12
Obs. Programul Excel dispune de o biblioteca de formule prestabilite, apelabile cu optiunea formula, din meniul Insert, formule care pot fi apelate, urm^nd ca in functie de complexitatea formulei sa fin invitati sa completam lista de argumente.
Tipuri de functii
=SUM(cel1,cel2,..celk) calculeaza suma valorilor din celulele declarate
=PRODUCT(cel1,cel2..) calculeaza produsul valorilor din celule
=AVERAGE(cel1,cel2..) calculeaza media aritmetica a valorilor din celulele declarate
=count(x) numara celulele din zona selectata
=PV(rate,nper,fv,type) – calculeaza valoarea curenta a unei plati viitoare
unde: rate – rata dobanzii pentru o perioada (data plata se face in rate lunare, impartiti rata anuala la 12)
nper – numarul de perioade de plata
pmt - valoarea ratei in fiecare perioada
fv – suma viitoare pe care doriti sa o realizati dupa ultima rata platita
type = 0 daca plata se face la sf.perioada, 1- daca plata se face la inceput
perioada
=PMT(rate,nper,pv,fv,type) – calcularea ratelor pentru un imprumut
unde: pv-valoarea imprumutului
Ex. Sa presupunem ca dorim sa facem un imprumut de 50.000.000 lei, cu o rata anuala a dobinzii de 30% pentru o perioada de restituire de 5 ani. Putem calcula rata lunara folosind functia =PMT(0.30/12,5*12,50000000,0,1), obtinem o rata de 1578214 lei lunar

2.4 Ascundere coloane
Pentru a ascunde o coloana se procedeaza in felul urmator:
- selecteaza coloana
- click dreapta mouse
- hide
Afisarea unei coloane ascunse
- selectare o coloana inainte de coloana ascnsa si o coloana dupa coloana ascunsa
- click drepata mouse
- unhide

2.5 Impartirea foii de lucru in mai multe zone
- pozitionati ouse-ul in celula care defineste margine de separatie intre cele doua zone
- apelati optiunea split din meniu Windows
O foaie de lucru care contine numai date in celule poate fi mai aspectoasa daca adaugati citeva formate:
- stabilite de tipusi de scriere pentru text, numere
- stabilire spatiere, aliniere date
- stabilire formate pentru modele si bordurile celulelor
- copierea formatelor de la o zona de celule la alta
- aplicarea unui autoformat pentru cresterea eficientei.

Exista cateva moduri prin care puteti aplica numerelor inserate in celule, formate speciale.
- selectati o celula, apoi apelati option cells din meniu Format
- apelati direct din bara de instrumente semnul %, sau $
- selectai o celula, apoi clic stinga si alegeti Format cells

2.6 Tiparirea documentelor
Programul Excel desfasoara documentele pe verticala si pe orizontala.
Optiunea print preview permite vizualizarea continutului documenetelor `aninte de listare .
Optiunea Page setup permite setarea dimensiunii foi de listare, margini etc.
Optiunea Selection permite tiparirea numai a celulelor selectate din tabel
Optiunea Selected Sheet permite tiparirea informatiilor din foaia curenta
Optiunea Entire Workbook permite tiparirea tuturor foilor existente din documentul Excel
Orice foaie de tiparire este insotita de un antet si / sau de o nota de subsol, care pot fi completate la sfirsitul creerii paginii prin optiunea Header/footer

2.7 Grafice atasate foii de lucru

Zonele care cuprind valori pot fi reprezentate u[or in formate grafice prin urmatoarul procedeu:
- selectati zona de celule
- apelati opriunea chart din meniu Insert
- incarcati date privind legenda desenului dupa optiunile solicitate

2.8 Creare unei baze de date folosind Excel

- Definiti un rind generic privind datele care trebuie colectate
- Pozitionati-va in prima celuala a tabelului
- Selectati optiunea form din meniul data

2.9 Forma unei liste
Se numeste lista in Excel o colectie etichetata de randuri care contin date similare. Puteti folosi filtre pentru a evidentia numai datele care va intereseaza. Puteti sorta alfabetic, cronologic sau numeric datele care va intereseaza.
Puteti imbina continutul a mai multe celule pentru stabilirea unui titlu folosind urmatorii pasi:
- selectati celulele pentru unire
- clik stinga mouse, alegeti Format Cells
- Alegeti functia Alignment
- Bifati option Merge Cells
Daca doriti sa adaugati modele si umbre pentru a mari vizibilitatea continutului listei folositi option Format \ Cells\ Borders sau Patterns
Obs. Deseori datele dintr-o coloana sunt inguste, dar titlul coloanei este mai lat. In loc sa latiti coloanele sau sa prescurtati etichetele puteti lega bordurile celulelor din dreapta si stinga prin rotirea textului . Procedati astfel:
- selectati o celula pe care doriti s-o rotiti si faceti clic pe Cells din meniul Format.
- pe Border faceti clic pe stilul dorit si aplicati borduri pe partile stanga / dreapta ale celulei.
- Pe option alignement utilizati controalele de orientare pentru a obtine unghiul dorit
- Utilizati butonul Format Painter pentru a copia formatul celulei si a-l aplica altor celule

Puteti imparti foaia de lucru in doua ferestre care sa lucreze independent folosind bara de desupra barei de defilare. Faceti click pe bara de separare si trageti mouse-ul in jos pana in locul unde doriti sa separati foaia de lucru. Eliberarea maouse-ului determina aparitia unei zone de delimitare intre cele doua ferestre.
Puteti insoti celula de comentarii , daca faceti click deapta mouse si apelati optoinea comment.
Fiecare celule din foaia de lucru poate fi blocata / deblocata cu optiunea Tools / protection / protection seet sau Tools / protetction / password sau Tools / protection / protect workbook
Obs. Wordkbook protejeaza intregul document pe care l-ati deschi cu Open si l-ati salvat cu save, pe cand Seet este o foaie de lucru din cadrul documentului .
Adresele de e-mail sau de web incarcate intr-o celula devin zone de legatura (hiperlegaturi) pentru conectarea lor la adresa reala Internet. (folositi de exemplu nume@adresa.com pentru adresa e-mail si http://www.numepagina.com pentru o pagina web)
2.10 Baze de date in Excel
Programul permite construirea unei machete de culegere date (adaugare, modificare, stergere articole dintr-un tabel).
Pentru a crea o macheta introduceti un rand generic cu denumirile coloanelor
Pozitionati-va in una din coloanele machetei.
Alegeti din meniul Data-Form
Filtrul din optiune Data – Filter – AutoFilter, permite selectia si sortarea unor articole din baza de date

Niciun comentariu: